TEDxStockholm commits itself to promoting the highest standard of professional ethical norms and values for its community and team members. TEDxStockholm operates as a public non-profit organization and is registered as Stockholm Ministry of Change (SMoC), org.nr. 802465-3116.

Stockholm Ministry of Change STADGAR / BYLAWS

Antagna den 20 mars 2016 / Adopted on 20 March 2016

Uppdaterade den 25 mars + 11 september 2017 / Updated 25 March + 11 September 2017

NAMN OCH SYFTE / NAME AND PURPOSE

SMoC is a nonprofit public service association. The association is politically and religiously independent and is registered in Stockholm.

2. SMoC’s syfte är att arrangera TEDxevenemang och därtill hörande verksamhet.

SMoC:s purpose is to arrange TEDx events and activities associated with this.

VERKSAMHET & AKTIVITETER / OPERATIONS & ACTIVITIES

3.1. SMoC’s ändamål är att genom evenemang och likvärdiga aktiviteter sprida kunskap som kan bidra till en positiv samhällsutveckling.

SMoC:s purpose is to, through events and similar activities, spread knowledge that can contribute to a positive development for society.

3.2. SMoC’s verksamhet finansieras genom medlemsavgifter, gåvor, donationer, samarbeten med företag och organisationer samt försäljning av produkter.

SMoC:s operations are funded by membership fees, donations, partnership fees from companies and organizations, and the sale of products.

3.3. Minst 80% av föreningens intäkter ska användas till verksamhet och aktiviteter i enlighet med § 3.1. ovan.

Minimum 80% of the association’s incomes should be used for operations and activities according to § 3.1. above.

ORGANISATION / ORGANIZATION

4.SMoC’s verksamhet utövas av dess medlemmar och styrelse.

SMoC:s operations and activities are carried out by its members and the board.

5.SMoC har sitt kansli i Stockholm och verksamheten leds av styrelsen.

SMoC Stockholm has its office in Stockholm and the operations are led by the board.

MEDLEMSKAP / MEMBERSHIP

6. Medlem är en enskild person, organisation eller företag som stöder SMoC’s syfte, mål och verksamhet samt betalar medlemsavgift.

A member is an individual, organization or company who supports SMoC:s purpose, objectives and operations, and who pays the membership fee.

7. Medlemsavgifternas storlek och fördelning fastställs av årsmötet, medlemskap tecknas per Kalenderår.

The amount of the membership fee and its distribution are determined by the Annual Meeting. The membership is per calendar year.

8.1. Medlemskap upphör när medlemsavgift ej är betald.

Membership is terminated when membership fee is not paid.

8.2. Uteslutning kan utöver vad som sägs i mom. 1 efter beslut från styrelsen ske då medlem
– genom olämligt uppträdande skadat SMoC’s anseende och verksamhet.
– med uppsåt brutit mot syfte, mål och stadgar eller vägrat respektera föreskrifter som har stöd i stadgar eller årsmötesbeslut.

In addition, a member could be excluded by decision by the Board of Directors if he/she
– by bad behaviour have damaged SMoC:s reputation and operations
– by purpose have acted in conflict with SMoC:s purpose, mission or bylaws, or refused to respect directives in the bylaws or decisions determined by the Annual Meeting.

ÅRSMÖTE / ANNUAL MEETING

9. Organisationen högsta beslutande organ är årsmötet.

SMoC:s highest decision-making body is the Annual Meeting.

10.Ordinarie årsmöte hålls senast i maj månad. Kallelse till ordinarie årsmöte utfärdas av styrelsen minst en månad före årsmötet.

A ordinary Annual Meeting should take place at latest during the month of May. The calling for the Annual Meeting is to be sent out by the Board at latest one month before the Annual Meeting.

11. Extra årsmöte kan inkallas om styrelsen eller minst 10% av medlemmarna så begär.

An extra Annual Meeting could be called by the Board of directors or if 10% or more of the member’s requests so.

DELEGATER / DELEGATES

12. Varje betalande medlem i SMoC har närvaro, yttrande och rösträtt vid årsmötet.

Any paying member of SMoC has the right to attend, speak and vote at the Annual Meeting.

RESEERSÄTTNING / TRAVEL EXPENSES

13. Regler för rese och kostnadsersättning till närvarande medlem i SMoC och funktionärer på årsmötet beslutas av styrelsen.

Regulations concerning the travelling and the reimbursement of expenses to current members and officials attending the Annual Meeting of SMoC are decided by the Board.

BESLUTSORDNING / DECISIONMAKING

14. Årsmötesbeslut fattas med enkel majoritet, om stadgarna ej annat föreskriver. För ändring av verksamhetsplan och stadgar krävs 2/3 majoritet. Ärenden anmälda vid sittande årsmöte kan bordläggas om minst 25% av mötesdeltagarna så kräver.

Decisions at the Annual Meeting are determined by a simple majority, if not other is stipulated by the bylaws. Changing the annual/business plan and bylaws require the 2/3 majority. Issues brought up during the Annual Meeting could be postponed if at least 25% of the members require so.

MOTIONER / MOTIONS

15. Motioner till årsmötet ska vara inlämnade till styrelsen senast en månad före årsmötet.

Motions to the Annual Meeting should be submitted to the Board at the latest than one month before the Annual Meeting.

16. Till årsmötet inkomna motioner ska, tillsammans med styrelsens yttrande över dessa samt styrelsens egna förslag till årsmötet, skickas ut till medlemmar senast två veckor före årsmötet.

Motions to be discussed at the Annual Meeting should be sent out to the members two weeks before the Annual Meeting. This together with the Board’s comments on them and the action/decision the Board recommends the Annual Meeting to take.

VERKSAMHETSÅR OCH ORDINARIE ÄRENDEN / FISCAL YEAR AND DEFAULT AGENDA

17. SMoC’s verksamhetsår omfattar kalenderår.

SMoC:s fiscal year covers the calendar year.

18. På (ordinarie) årsmöte ska följande ärenden förekomma.

The following issues should be addressed at the (ordinary) Annual Meeting

1. Kallelse / Determination of the calling procedure
2. Upprop och fastställande av röstlängd /Roll call and determination of the electoral register
3. Val av funktionärer / Electing officers
4. Valberedningens förslag på styrelse och revisor presenterasThe Election Committee’s proposal for Board and auditor is presented
5. Tidpunkt för nomineringsstopp av kandidater till styrelse, revisor/er ochvalberedning beslutas
   Determination of the deadline to nominate candidates to the board, auditor/s and election committee
6. Verksamhetsberättelse & årsredovisning föregående år / Business & annual report for the previous year
7. Revisionsberättelse / Audit report
8. Ansvarsfrihet / Discharging the board
9. Medlemsfrågor / Membership issues
10. Val av Ordförande, Styrelse, Revisor/er och ValberedningElecting the Chairman, Board of Directors, Auditor/s and Election Committee
11. Motioner / Motions
12. Plan för verksamhet och budget, innevarande år /Annual/business plan and budget, current year
13. Kommentarer till verksamhetsplan / Comments on the annual/business plan

REVISOR / AUDITOR

19. Årsmötet utser en revisor. Revisionen omfattar SMoC’s verksamhetsberättelse och räkenskaper. Revisorn ska till årsmötet avlämna sin revisionsberättelse.

An auditor is elected by the Annual Meeting. The audit comprises SMoC:s annual report and bookkeeping. The auditor shall present the audit report at the Annual Meeting.

VALBEREDNING / ELECTION COMMITTEE

20. Valberedningen består av minst 2 och högst 5 personer valda på årsmötet.

The Election Committee consists of a minimum of two (2) and maximum of five (5) members elected by the Annual Meeting.

21. Valberedningens förslag till styrelse och revisor/er ska skickas ut till medlemmar senast två veckor före årsmötet.

The Election Committee’s proposal for Board and auditor/s should be sent out to all members at the latest two weeks prior to the Annual Meeting.

STYRELSE / BOARD OF DIRECTORS

22. Ansvaret för SMoC’s verksamhet ligger hos styrelsen som har ordförande plus minst tre (3) och högst sju (7) ordinarie ledamöter valda på ett eller två år vid varje årsmöte. Styrelsen sammanträder genom styrelsemöten minst fyra (4) gångerper år. Teamledare kommer alltid att bjudas in till alla styrelsemöten och kommer att fungera som ersättande ledamöter om inte tillräckligt vanliga styrelseledamöter är närvarande vid ett möte.

The board of directors owns the responsibility for SMoC:s operations. The board should have a Chairman plus a minimum of minimum three (3) and a maximum of seven (7) ordinary members elected for either one or two years by each Annual Meeting. The board should meet in board meetings a minimum of four (4) times per year. The team leaders will always be invited to all Board meetings and will serve as substituting members if not enough ordinary board members are present at a meeting.

23. Styrelsen fastställer budget och verksamhetsplan för ett år. Styrelsen konstituerar sig själv. Föreningen tecknas av minst två styrelseledamöter gemensamt.

The Board determines the budget and the business plan for one year. The Board constitutes itself. Minimum two (2) board members jointly own subscription right.

24. För styrelsebesluts giltighet erfordras att minst hälften av styrelsens ledamöter är ense om beslutet. Styrelsen är beslutsför vid styrelsemöte där samtliga ordinarie ledamöter kallats och minst tre styrelseledamöter är närvarande.

For a Board decision to be valid, a minimum of half of the board members should agree. The Board are able to take decisions at board meetings were all ordinary members have been called and a minimum of three (3) members are present.

25. Styrelsemedlem som är delegat vid årsmötet äger icks rätt att rösta om styrelsens ansvarsfrihet.

A Board member who is a delegate at the Annual Meeting is not entitled to vote on the Board’s discharge.

LEDNING / OPERATIONS (New from 3 March 2018)

26. A management team with team leaders do take care of running the SMoC’s daily operations.

27. The work is organized in teams determined by the board.

28. The team members suggest who they think should be their team leader for one year at a time, but she/he needs to be approved by the board before getting the full delegation of rights and responsibilities to act.

29. TEDxStockholm’s (Stockholm Ministry of Change’s) overall objectives, activities and team activities are coordinated and followed up by a Head of Operations (HO), elected by the teams for a two-year period. The role and responsibilities of the HO should be defined in collaboration between the board and the team leaders. When vacant, the board invite team members to (within a month) nominate HO candidate/-s. The board owns the authorities to approve and give the HO rights and responsibilities to act.

30. A team leader has the right and responsibility to act in accordance to the bylaws, policies, budget and business plan.

SENIORA RÅDGIVARE / SENIOR ADVISERS (New from 25 March 2017)

31. The board owns the right to appoint anyone to act as a senior adviser to SMoC for two years at a time. A senior adviser will report to the board and do only have an advisory role.

UPPLÖSNING / DISMISSION

32. Upplösning av SMoC kan beslutas av årsmötet genom två på varandra följande möten med minst tre månaders mellanrum, varav det ena ordinarie. För upplösning krävs minst 2/3 majoritet på bägge mötena.

Återbetalningspliktiga bidrag ska vid upplösning betalas ut enligt fastställda regler och överenskommelser. Återstående tillgångar inklusive insamlade medel som gått in på organisationens konto fördelas på verksamhet som är i enlighet med organisationens verksamhetsplan. Övriga avvecklingsfrågor beslutas och verkställs av styrelsen.

The dismiss of SMoC could be decided by the Annual Meeting. This by two (2) consecutive meetings with a minimum of a three (3) months period in between and where one is the ordinary Annual Meeting. To determine a dismission, a 2/3 majority in both meetings is required.
Upon dismission, any reimbursable grants should be paid out in accordance to all established rules and agreements. Any remaining assets, including funds raised on the organization’s account, should be distributed on activities in accordance to the organization’s annual/business plan. Other settlement issues are to be decided on and implemented by the Board.

– – –

Dessa stadgar har fastställts av Stockholm Ministry of Change’s (f d TEDxStockholm) årsmöte i Stockholm den 25 mars 2017 och har registrerats i årsmötesprotokollet. Ändring av föreningens namn är fastställt genom styrelsebeslut den 11 september 2017.

These bylaws have been determined by the Stockholm Ministry of Change’s (formerly TEDxStockholm) Annual Meeting in Stockholm on 25 March 2017 and is established in the annual minutes. The new name of the association was determined by the board on 11 September 2017.